op jacht naar de ideale mappenstructuur
Documenten worden in mappen gestopt om ze makkelijk te rangschikken. Er zijn vast hele goede redenen te verzinnen om dat bijvoorbeeld niet te doen en alles gewoon op 1 grote hoop te gooien. En voor veel dingen werkt dat prima en is goed te vertrouwen op zoekfuncties in de computer in combinatie met een goede naamgeving van je bestanden.
Maar in veel gevallen is het vreselijk handig om stikt en georderd te werken. Netjes in mappen en met logische namen.
Bijvoorbeeld bij schetsen en voorstellen. Die geef ik altijd namelijk als ‘logo_klantnaam_v02.ai’ of ‘klantnaam_folder_maat_v04.indd’.
Gecombineerd met een een mappen structuur die lijkt op iets als dit:
Maar wat is de meeste ideale? Ik blijf altijd twijfelen en bijschaven. Voor elke soort klus (huisstijl/print/web) een andere of 1 ‘master’ structuur? Ik kom er maar niet uit. Hoe werk jij, mogen we een kijkje in jou mappenstructuur? Wellicht halen we er dan een hele mooie gemiddelde uit waar we allemaal weer wat aan hebben?
Ik hoor en zie graag een screenshot van je structuur, met wellicht wat uiteg hoe je daarmee uit de voeten kunt.
Voor projecten gebruik ik vaak een genummerde structuur voor de mappen. Bijvoorbeeld:
1. Hoofdonderwerp
– 1.1 Sub 1
– 1.2 Sub 2
—-1.1.1 Subsub 1
2. Hoofdonderwerp
– 2.1 Sub 1
etc.
Zeker wanneer je met meerdere mensen aan een project werkt of voor de documentatie is het gemakkelijk naar mappen verwijzen: “Zie 1.1.1″
Een documentnaam begín ik vaak met een nummering. Wanneer je dan sorteerd op naam, krijg je een mooi chronologisch overzicht van versies.
Vooral bij notulen e.d. begin ik met de datum, in omgekeerde volgorde (jaar-maand-dag). Zo krijg je wederom een mooi chronologisch overzicht bij sorteren op naam. Bijvoorbeeld:
“2012-07-23 Notulen.pdf”